Právní oddělení

Při podpisu smluv zpravidla vyžadujeme využití elektronického podpisu založeného na certifikátu (pro zjednodušení používáme dále v textu jen pojem „e‑podpis“). V některých případech využíváme pro elektronické podpisy aplikaci DocuSign. 

Je to mnohem rychlejší a operativnější – smlouvu podepíšete během chvilky z pohodlí domova nebo i na cestách, stačí jen několik kliknutí.

E-podpis je bezpečný - máte jistotu, že Vámi podepsaný dokument nikdo nezmění.

E-podpis se vyplatí – pokud uzavíráte více smluv ročně, náklady na zřízení elektronického podpisu se Vám brzy vrátí na ušetřeném poštovném.

E-podpis šetří čas – čas potřebný pro odeslání či vyzvednutí zásilky na poště můžete využít smysluplněji.

Při práci z domova je e-podpis k nezaplacení; pro tento způsob práce je ideální variantou podepisování dokumentů.

E-podpis je univerzální – využijete jej nejen při podpisu smluv (s obchodními partnery nebo ve veřejných zakázkách), ale i při komunikaci s úřady. Pokud v obchodních vztazích jednáte za právnickou osobu, nic Vám nebrání ani v tom, abyste svůj e-podpis využili pro soukromé účely.

E-podpis šetří papír a místo v archivu – sto tištěných smluv naplní dva šanony ve skříni. Sto e-smluv se pohodlně vejde do jedné složky v počítači. 

1. Nejprve si obstaráte certifikát pro e-podpis.
2. Elektronickou smlouvu podepíšete e-podpisem.
3. Podepsanou e-smlouvu zašlete protistraně (např. B. Braun), samozřejmě elektronicky.

1.    Zvolíte si jednu ze tří certifikačních autorit níže. Nejprve si podáte elektronickou žádost, následně osobně navštívíte jednu z poboček s potřebnými dokumenty (neobejdete se bez dvou dokladů totožnosti).

Je na Vašem zvážení, zda si zřídíte certifikát pro fyzickou osobu, který můžete využívat i v soukromém životě (např. s úřady) a v práci jej můžete využít i v případě změny zaměstnavatele, nebo zda si pořídíte zaměstnanecký certifikát, který však můžete využívat pouze pro pracovní účely, a to pouze pro tu jednu společnost, ke které se certifikát vztahuje.

2.    Vystavený certifikát si nainstalujete a nic Vám nebrání e-podepisovat.

Platnost certifikátu bývá zpravidla omezena na 1 rok (lze zakoupit i variantu na 3 roky), před uplynutím platnosti Vám přijde e-mail s instrukcemi, jak certifikát snadno a online obnovit. Doporučujeme certifikát obnovit včas, jinak jej bude potřeba zřídit znovu, včetně osobních návštěv certifikačních autorit.

PostSignum

Pro podpis smluv a komunikaci se státem zvolte kvalifikovaný certifikát.

Pro zřízení certifikátu zajdete na poštu se službou CZECH POINT, případně můžete využít placené služby a pracovník České pošty přijede za Vámi. Před návštěvou pošty si vytisknete smlouvu a související dokumentaci a vygenerujete si žádost o certifikát.

Po návštěvě pobočky obdržíte na Vámi zadaný e-mail pokyny, jak certifikát nainstalovat.

Více informací naleznete na stránkách PostSignum.
Tato varianta vychází cenově nejvýhodněji.

První certifikační autorita

Zvolíte žádost o zřízení kvalifikovaného certifikátu pro elektronický podpis.

Více informací naleznete na stránkách Můj certfikát.

Po dokončení žádosti si certifikát vyzvednete na jedné z poboček, doporučujeme si termín sjednat předem: ICA

Po vydání certifikátu obdržíte e-mail s pokyny, jak certifikát nainstalovat.

Po dobu nouzového stavu probíhá vydání certifikátu online bez nutnosti osobní návštěvy. Více informací najdete na stránkách ICA

eIdentity

Můžete zvolit buď zaručený elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis (je uznávaný ve všech zemích EU).

Seznam registračních míst (registrační místa jsou zatím dostupná jen v Praze, v případě potřeby si můžete objednat službu mobilního registračního místa na Vámi zvolené místo.)

Certifikát si nainstalujete dle pokynů poskytovatele služby.

Více informací naleznete na stránkách eidentity

V případě, že nemáte kvalifikovaný certifikát, je možné dokument podepsat přes službu DocuSign. K pouhému podpisu se nemusíte registrovat, budete potřebovat jen přístup k internetu.

Základní řešení DocuSign lze použít pro běžné soukromoprávní či obchodní dokumenty, nepostačuje však pro komunikaci s veřejnou správou (ta vyžaduje zaručený či kvalifikovaný elektronický podpis). 

Jak podepsat dokument přes DocuSign?

V příchozím e-mailu od služby DocuSign (dse@eumail.docusign.net) klikněte na Zkontrolovat dokument.

Dokument si pročtěte, a pokud s jeho obsahem souhlasíte, zaškrtněte Souhlasím s použitím elektronických záznamů a podpisů a zvolte Pokračovat.

U podpisového řádku klikněte u svého jména na Podepsat, datum se vyplní automaticky. 

Uveďte své jméno a příjmení, iniciály. DocuSign Vám v náhledu vygeneruje vzor podpisu. Podobu podpisu můžete upravit přes Změnit styl nebo Napsat (na platnost podpisu to nebude mít vliv).

Nakonec klikněte na Přijmout a podepsat. 

Dobrá práce, dokument jste elektronicky podepsali. 

Na horní liště klikněte na Dokončit. Jakmile bude dokument podepsán všemi podepisujícími, obdržíte jeho kopii e-mailem. 

Dokument podepsaný e-podpisem je originál, je zbytečné jej tisknout, „aby byl platný“; postačí Vám archivace v elektronické podobě.

Pokud byste však v budoucnu potřebovali e-podepsaný dokument v tištěné formě, můžete využít tzv. autorizované konverze, kterou Vám zajistí na úřadu nebo na poště se službou CZECHPOINT.

Více informací o konverzi dokumentů

Postačí smlouvu vytisknout, podepsat ručně a naskenovat?

Nikoli, takový podpis se nepovažuje za uznávaný podpis z hlediska zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. V případě soudního sporu by se muselo složitěji prokazovat, že dokument opravdu podepisovala podepisující strana.

Mohu podepisovat i s e-certifikátem, jemuž vypršela platnost?

Nikoli, dokument by nebyl platně podepsán.

Dokument byl platně podepsán v lednu 2021, ale v únoru e-certifikátu vypršela platnost. Je takový dokument platný?

Ano, důležité je, že e-certifikát byl platný v okamžiku podpisu.